Jak przeprowadzić inwentaryzację magazynu?
Płynna praca magazynu to nie tylko gwarancja nierozerwalności łańcucha dostaw, ale również zapewnienie, że równie płynnie działać będą przedsiębiorstwa zależne od konkretnego magazynu. Co jakiś czas, najczęściej raz w roku, konieczna jest inwentaryzacja towarów w magazynie. Dlaczego jest to tak ważne? Jak przeprowadzić inwentaryzację magazynu? Czy istnieją określone zasady inwentaryzacji w magazynie?
Inwentaryzacja magazynu – czy jest konieczna?
Zgodnie z polityką firm inwentaryzacja towarów w magazynie jest konieczna do określania rzeczywistego stopnia zapasów w magazynach, ale również jest wymagana przez przepisy księgowe. Dzięki inwentaryzacji magazynu możliwe jest wykrywanie ilości kradzieży czy też zagubienia towaru, a więc określenie realnych strat w procesie magazynowania. Inwentaryzacja towarów w magazynie może trwać od kilku dni do nawet kilku tygodni, w zależności od tego, jak duży jest magazyn oraz co znajduje się w jego wnętrzu. Za inwentaryzację magazynu odpowiada zazwyczaj kierownik magazynu, a w procesie inwentaryzacji towarów w magazynie uczestniczą wszyscy lub wybrani pracownicy. Warto pamiętać, że istnieją konkretne zasady inwentaryzacji w magazynie!
Inwentaryzacja towarów w magazynie – jak ją zaplanować?
Inwentaryzacja magazynu powinna zostać zaplanowana w taki sposób, aby w jak najmniejszym stopniu odbijała się ona na płynności pracy całego magazynu. Najczęściej przeprowadza się ją poza cyklem działania magazynu lub poza standardowymi operacjami biznesowymi. Wielkie firmy często decydują się na zatrudnienie firm zewnętrznych, które wspomagają proces inwentaryzacji, kiedy nie ma możliwości zrobienia postoju pracy. Warto przy tym kierować się obowiązującymi zasadami inwentaryzacji w magazynie.
Zasady inwentaryzacji w magazynie
Niezwykle ważne w inwentaryzacji magazynu jest uporządkowanie przestrzeni i dobre oznakowanie towarów – dzięki temu cały proces inwentaryzacji towarów w magazynie trwa znacznie szybciej i jest skuteczniejszy. Tak samo istotne jest przygotowanie narzędzi niezbędnych do inwentaryzacji – czytników kodów kreskowych, ale również arkuszy stanów magazynowych. Zatrudniając zewnętrzne firmy konieczne jest natomiast zapewnienie dostępu pracownikom z zewnątrz. Jedną z najważniejszych zasad inwentaryzacji w magazynie jest dokładne przypisanie ról i zadań konkretnym pracownikom. Pozwala to uniknąć dublowania zadań, przyspieszyć proces inwentaryzacji. Niezwykle istotne jest także określenie czasu pracy, przerw w liczeniu stanów magazynowych. Wielu kierowników, w celu polepszenia pracy i jej efektów, zabrania używania telefonów komórkowych w czasie inwentaryzacji magazynu. Jedną z najbardziej sprawdzonych i cenionych metod na sprawną inwentaryzację jest podział dostępnych osób na grupy i przydzielanie im konkretnych sekcji magazynu. Ważne są też detale, takie jak kierunek liczenia: np. z góry do dołu. Sprawdzone sekcje powinny być oznaczane kolorowymi markerami czy nalepkami. W procesie inwentaryzacji niezbędna jest także precyzja – otwarte opakowania nie liczymy „na oko”, tylko dokładnie sprawdzamy ich zawartość.